Elektronische Akten sowie vereinfachte Kommunikation sichern Ihren Unternehmenserfolg. Mit Office erweitern Sie Ihre Adress- und Stammdatenverwaltung, automatisieren tägliche Bürotätigkeiten und schaffen unternehmensweite Transparenz über alle Kundeninformationen. Die rollenbasierte, intuitive Bedienung und individuelle Ablagestrukturen sichert die passende Informationsbereitstellung für Ihre Mitarbeiter.

Häufiger Alltag im Unternehmen

• Die Kundenakte ist über viele Ablagen und Medien verteilt
• Unübersichtliche und unstrukturierte Ablage von Dokumenten und Korrespondenzen
• Keine übersichtliche Historie zu Vorgängen und Projekten
• Qualifizierte Auskünfte zu Vorgängen nur lückenhaft möglich
• Aufgaben sind unvollständig dokumentiert, meist fehlt der Überblick
• Keine Wiedervorlagen mit Erinnerungsfunktionen
• Aufwändige Korrespondenzerstellung und Ablage, einheitliche Vorlagen fehlen
• Keine einheitliche, unternehmenskonforme Geschäftskorrespondenz
• Fehlende individuelle Formulare in elektronischer Form für schnelle Freigaben
• Ungeregelter Zugriff auf Informationen
• Keine klare Definition von Zuständigkeiten
• Archivierung von Dokumenten mit Link ins Archiv nicht möglich

Die rollenbasierte Navigation führt Sie intuitiv durch die Anwendung und erleichtert auch in komplexen Strukturen die Übersicht und Arbeit. Mitarbeitern stehen sofort die Informationen zur Verfügung, die sie aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe benötigen. Daten werden richtig abgelegt und Informationen schnell gefunden.

Automatisiertes Büro

Adressen erfassen, Briefe, Faxe, E-Mails schreiben,Termine verwalten, Aufgaben verfolgen – diese und ähnliche Aufgaben bestimmen den Büroalltag. Das Modul Office überträgt automatisch Daten wie Adresse, Fax- und Telefonnummer in Dokumente Ihres Schriftverkehrs und der Dokumentation. Individuell definierte Textbausteine und Vorlagen für Lotus Notes, OpenOffice und Microsoft Office machen die Erstellung Ihres Schriftverkehrs zum Kinderspiel. Das regelbasiertes Speichern von Dokumenten spart zusätzlich Zeit. Außerdem dient Office als optimale Plattform für Ihre E-Mail-Kommunikation. Aus und eingehende E-Mails werden automatisiert in der elektronischen Akte dokumentiert. Das Office Modul macht E-Mail-Inhalte für alle Mitarbeiter nutzbar und ermöglicht somit den strukturierten Zugriff auf das gesamte E-Mail-Knowhow im Unternehmen. Mit der Volltextsuche finden Sie Dokumente und Inhalte schnell und unkompliziert. Sie sparen Zeit und steigern die Qualität.

Mit GEDYS IntraWare 8 erstellen und überwachen Sie Aufgaben und Wiedervorlagen inkl. Datum und Uhrzeit, die Sie einzelnen oder mehreren Mitarbeitern weiterleiten können. Die eindeutige Zuordnung zu Kunden und Mitarbeitern sowie automatisierte Erinnerungsfunktionen unterstützen Sie bei der effizienten Umsetzung. So haben Sie immer den Überblick über anstehende Aufgaben und den Bearbeitungsstatus.

Sametime-Funktionen informieren Sie über die Anwesenheit des gewünschten Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Ihnen adhoc einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet Sie und gestaltet den Arbeitsablauf produktiver.

Das zusätzliche Modul Call Control unterstützt Ihre täglichen Telefonate. Sie wählen Telefon­nummern direkt aus der Adresse. Bei ein­gehenden Anrufen erhalten Sie alle wichtigen Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm. Anrufe in Abwesenheit werden selbstverständlich dokumentiert und Ihnen als Rückrufliste zusammengestellt.

Einzigartig: Business Mail integriert die elektronische Akte in Ihrer Mailbox

E-Mails sind aus der modernen Kommunikation nicht mehr weg zu denken. Egal mit welchem Mail-Client Sie arbeiten: Das Plug-in Business Mail des Modul Contacts zeigt Ihnen bereits in der Mailbox alle Kontaktdaten und Vorgänge zum Absender der E-Mail an. Mit einem Klick öffnen Sie die Kontaktdaten und Vorgänge, legen einen neuen Kontakt an und dokumentieren die eingegangene E-Mail – Dublettenprüfung inklusive.

Mit jedem weiteren GEDYS IntraWare 8 Modul wächst der Funktionsumfang zu Business Mail. Sie legen beispielsweise ein Service-Ticket an oder erstellen ein Teilnahmedokument für eine Veranstaltung. Die Ablage der dazugehörigen eingegangenen E-Mails erfolgt automatisch.

Business Mail Die CRM-Akte bereits in der Mailbox integriert.

Individuelle Formulare

Bilden Sie Ihre eigenen Informations- und Kommunikationsvorlagen gemäß Ihrer Gestaltungsvorgaben im Unternehmen ab. Über berechnete Platzhalter können Sie Stammdaten oder Daten aus Dritt-Systemen in Dokumente und Druckvorlagen übernehmen, wie z.B. für Terminbestätigungen, Konditionsbestätigungen, etc. Mit Office können Sie sämtliche Formulare individuell konfigurieren. Über die Anbindung des zusätzlichen Moduls Workflow steuern Sie diese Formulare und Vorgänge, wie z.B. bei der Mahnsperre, Gutschrift, Vertragsprüfung oder Angebotsfreigabe.

Hochwertige Anschreiben

Der integrierte Serienbriefassistent aus dem Modul Contacts unterstützt Sie bei umfassenden personalisierten Serienbriefen und -E-Mails. Sie erstellen Ihre Korrespondenzvorlage und wählen Ihren Verteiler. Intelligente Agenten übernehmen die landestypische Anrede, Adress- und Versandform in E-Mails, Briefe und Faxe. Im Adressdokument werden Informationen zum verschickten Serienbrief hinterlegt. Auf Wunsch werden diese Schreiben in der elektronischen Akte abgespeichert.

Für den perfekten Ausdruck und sicheren Versand von Notes-Dokumenten ohne Änderungsmöglichkeit ist ein kostenloser PDF-Druckertreiber integriert. Sie können so individuell gestaltete Druckvorlagen definieren und damit bestehende sowie selbst erstellte Dokumente, Übersichten und Formulare einfach und problemlos ausdrucken. Dabei lassen sich in die Vorlagen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten dynamisch zusammenführen, als PDF langfristig dokumentieren, aber auch in hoher Qualität ausdrucken.

Organisierte Datei-Ablage

Sie wollen Dateien strukturiert in Ordnern verwalten? Gerne auch ohne Adresszuordnung. Mit der Office-Funktion Filing Structure legen Sie Ihre individuelle Ablagestruktur fest. Jeder Mitarbeiter bekommt den optimalen Ordner zum Speichern der Datei vorgeschlagen. Mit dem Formulartyp DMS-Dokument legen Sie Dokumente auch ohne Adresszuordnung ab. Ein automatisierte Import unterstützt das Hochladen von Dateien aus einem bestehenden Dateisystem. Somit realisieren Sie Ablagestrukturen bspw. für Marketingmaterial, Schulungsunterlagen, etc.

Analysen und Reports

Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen ein vordefniertes Set an Analysen und Reports beispielsweise zur Kontaktfrequenz und Aktivitäten zur Verfügung - auch für Auswertungen mit historischer Betrachtung. Als Entscheidungsgrundlage für das operative CRM analysieren Sie mit Analytics alle operativen Daten zu Kunden, Transaktionen und Produkten aus GEDYS IntraWare 8.

Multiplattform: CRM für Browser, mobile Geräte und Lotus Notes

Mitarbeiter im Außendienst tauschen über die CRM-App unterwegs jederzeit Daten mit der Zentrale aus – sicher und komfortabel für Smartphones und Tablet-PCs. Sie wollen über den Browser mit dem CRM-System arbeiten? Ihnen stehen alle Ansprechpartner und zusätzliche Informationen jederzeit und überall via Internet zur Verfügung. Mitarbeiter im Innen- und Außendienst sowie im Home Office arbeiten so absolut flexibel und mit aktuellen Daten.


Ihre Multiplattform CRM für Browser, mobile Geräte und Lotus Notes

Internationaler Einsatz

GEDYS IntraWare 8 Office ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre Arbeitsumgebung. Internationale Mailings und Schreiben werden in der jeweils im Kontaktdokument hinterlegten Korrespondenzsprache und mit der entsprechenden Vorlage in einem Schritt durchgeführt. Länderübergreifende Auswertungen sind problemlos und schnell erstellt. Die Language-Configuration-Technologie ermöglicht es Unternehmen, selbst Teile oder die gesamte Anwendung in eine beliebige Sprache zu übersetzen – ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Länder-Organisationen.

• Anrufdokumentation/Telefonnotiz
• Besprechungsprotokoll
• Verschiedenes (Freidokument)
• E-Mail und E-Mail von Vorlage (für mehrere Empfänger und mit automatischer Dokumentationsfunktion)
• Erneuter E-Mail-Versand bei gescheiterter Zusendung
• Erweiterte Mailübernahme und Zuordnung aus Notes Mailbox
• Erstellen/Ändern von Korrespondenzen für Fax, Druck
• Ausgehende Korrespondenz (Brief, Fax, Freibrief, Kurzbrief)
• Korrespondenz von Vorlage
• Korrespondenz mit MS Word und OpenOffice
• Serienbrief-Assistent mit automatischer Übernahme von Verteilerlisten über integriertes Modul Contacts
• Erstellung und Eskalation von Wiedervorlagen mit Aufgabenbeschreibung und automatische Erinnerung anhand Datum und Uhrzeit
• Sammelbenachrichtigung per E-Mail über alle fälligen Wiedervorlagen
• Abschluss und neue Zeitvergabe für Wiedervorlagen über Massenbearbeitung durch den Bearbeiter
• Ansicht zu den Wiedervorlagen im Bereich Verknüpfung
• Funktion Informieren mit Verteilerliste, Vorbelegung des Vertriebsbetreuers oder Auswahl aus Namens- und Adressbuch
• Modulübergreifende Vorgangsübersicht auf Adressen, Projekte oder Ablagestruktur bezogen
• Vorgangszuordnung für mehrere Kontakte (physikalisch nur ein Dokument)
• Dokumentumsortierung über Assistenten
• Aktentransfer in skalierten Umgebungen
• Dokumentation wahlweise ohne Dateienanhang
• Zuordnung von Dokumenten und E-Mails zum Projekt (Projektakte)
• Serienbrief an Projektteilnehmer in der Projektansicht
• PDF-Generierung mit vorgegebenen / berechneten Namen bspw. Angebotsnummer als Dateiname für Angebote

• Zentrale, skalierbare Vorlagenverwaltung
• Korrespondenzvorlagen
• Verknüpfte Vorlagen für mehrsprachige Mailings
• Textbausteine
• MS Word- und OpenOffice-Korrespondenzvorlagen
• Individuelle Layouts für Word-Dokumente
• Excel-Vorlagen u.a. für individuelle Datenexporte
• Frei konfigurierbare Office-Schnittstelle (MS Office und OpenOffice)
• Frei definierbare Formulare und Listen
• Formatierbare Dokumentenvorlagen
• Übersichtliche Vorlagenstruktur nach Verwendungszweck und Moduleinsatz, aktiv und inaktiv
• Individuelle Vorgaben zum Ablageort

• Zentrale Vorgabe zur Ablagestruktur (optional/Pflicht)
• Strukturierte Dokumentenablage mit und ohne Adresszuordnung
• Individuelle Ablagestruktur als Vorlage je Office-Datenbank
• Übersichtliche Darstellung der Ablage über Ansicht und im Detailbereich
• Zusätzlicher DMS-Dokumententyp zur Ablage jeglicher MS Word-Dokumente und Dokumente ohne Adresszuordnung

• Unterstützung von verteilten Office-Datenbanken
• Statistik-Ansicht z. B. nach Kundenbetreuer
• Elektronische Akte und Projektakte in Zusammenarbeit mit dem Modul Contacts
• Spezielle Ansichten nach Angeboten, Verkaufschancen, Tickets
• Meine Favoriten und private Ansichten
• Faxen, Drucken, Mailen aus der Applikation
• Sametime-Integration
• Regelbasierte Suche für schnelle Informationsbereitstellung in Zusammenarbeit mit dem Portal
• Realtime Dashboards für grafische Auswertungen (Person/Team)
• Dateianhänge löschen
• Aufgaben und Kalendereintrag erstellen (gemeinsam mit Modul Schedule)
• Integrierte Workflow-Engine
• Zeitgesteuerte Archivierung von Office-Dokumenten inkl. Verlinkung auf das Archiv

• Plug-in für Notes-, Outlook- und Webmail-Clients
• Anzeige der Office-Vorgänge anhand der E-Mailadresse in der Mailbox
• Öffnen der Vorgänge per Link aus der Mailbox
• E-Maildokumentation mit einem Klick
  • zu Kontakt, Firma, beliebig weiteren Adressen im CRM
  • mehrere E-Mails gleichzeitig
  • wahlweise mit oder ohne Anhang
  • wahlweise mit dem Öffnen der E-Mail
  • nach Ablage
  • kein doppeltes Dokumentieren
  • inklusive Projektzuordnung
• SSL-Verschlüsselung

• Grafischer Workflow-Viewer
• Konfigurierbares Regelwerk für die Prozessabläufe
• Zentrale Verwaltung aller Prozesse
• in einer Datenbank
• Transparente Prozessverwaltung aus dem Vorgang heraus
• Zuordnung von definierten Stellen als Betreuer der Vorgänge

• Zentrale Konfigurationsdatenbank
• Regelbasierter Anschriftenaufbau
• Faxkonfiguration für direktes Faxen aus Office
• Automatische Vergabe von Zugriffsrechten
• Konfiguration einer individuellen Navigation
• Zentrale Schlüsselwortverwaltung
• Schlüsselworte kategorisiert nach Modulen
• Formelset für Platzhalterersetzung in Office-Anwendungen und Vorgangsdokumenten
• Vorkonfigurierte Code-Ressourcen
• Zeitgesteuerte Archivierung mit Link in die Archivdatenbank

• Zentraler Einstieg ins CRM-System und komfortable Recherche zu allen Kundeninformationen mit dem Modul Portal
• Ein- und ausgehende Computer-Telefonie mit Call Control
• Termin- und Aufgabenverwaltung mit dem Modul Schedule
• Professionelle Angebotswesen und Forecast­verwaltung inkl. Vertriebssteuerung mit dem Modul Sales
• Datenbank-übergreifende, zeitgesteuerte Mailings mit dem Modul Mailing
• Veranstaltungensorganisation mit dem Modul Event Manager
• Operatives Kampagnenmanagement mit dem Modul Marketing
• Beschwerde- und Vertragsmanagement sowie ITIL-Helpdesk mit dem Modul Service
• Analysen und Reports mit dem Modul Analytics
• Arbeiten im Browser mit GEDYS IntraWare 8.web
• Alle Daten auf Smartphones und Tablet-PCs mit GEDYS IntraWare 8.mobile