 Unternehmensweites Management aller Adressen und Stammdaten
Einheitliche Adressen und Kommunikation sind die Basis Ihres Unternehmens-
erfolgs. Mit Contacts vereinfachen Sie die damit verbundenen Prozesse in jeder Abteilung und schaffen unternehmensweite Transparenz zu den wichtigen Kontakten und Stammdaten. Die hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit machen Contacts zu einer universellen Lösung, die branchen- und firmenspezifisch konfiguriert werden kann.
Häufiger Alltag im Unternehmen
- Schwer abgleichbare, teilweise individuelle und lokal gespeicherte Adresslisten
- Viele Dubletten durch verteilte Datenbestände
- Fehlerhafte und unvollständige Adressdaten
- Inkonsistente Adressbestände
- Ungeregelter Zugriff auf Informationen
- Hoher Zeitaufwand für Adressabgleich und -selektion bei Serienbriefen oder Etikettendruck
- Streuverluste und hohe Kosten durch ungenaue Zielgruppenauswahl
- Mangelnde Verteilerpflege
- Zeitraubende Adresspflege
- Kein aktiver Dublettencheck bei der Adresseingabe
- Umständliche Informationssuche zu einem Kontakt
- Keine Unterstützung zur rechtskonformen Ansprache der Kontakte
Effizienz für jede Abteilung
 CRM 360° Firma und Ansprechpartner mit allen verknüpften Informationen im CRM-System
Contacts bietet Ihnen eine flexible Benutzeroberfläche und Funktionen zur effizienten Pflege und Nutzung von Adressen und Stammdaten. Ob über die Schnellerfassung, direkt manuell oder für Adresslisten mit dem Standard-Importer
– Sie erfassen Adressen, maximal unterstützt mit Automatisierungsfunktionen, und stellen sie für Briefe, Faxe und E-Mails strukturiert zur Verfügung. Individuelle Anforderungen bilden Sie über frei definierbare Informationsfelder auf einfache Weise ab. Die Eingabe von Betreuungsteams erlaubt den gezielten und sicheren Zugriff auf Informationen durch alle Teammitglieder.
Komfortable Adresspflege
Stellen Sie die korrekte Kundenansprache sicher. Bei der manuelle Dateneingabe und -pflege unterstützt Contacts Sie mit Auswahllisten, Eingabehilfen sowie PLZ- und Telefon-Daten bei einer bedienerfreundlichen, fehlerfreien und schnellen Bearbeitung. Internationale Adressformate garantieren Ihnen landestypische Adressen. E-Mail-Adressen werden automatisch berechnet.
Mit dem Schnellerfassungsdialog fügen Sie neue Adressen aus der Zwischenablage ein. Das System erkennt automatisch die richtigen Felder für die Daten – einfacher geht es nicht. Der integrierte Dublettencheck warnt Sie bereits bei der Dateneingabe und verhindert so die Entstehung von Dubletten und den damit verbundenen Ärger.
Contacts stellt Ihnen eine Vielzahl von Standardfeldern zur Pflege von Adressinformationen bereit. In Abhängigkeit von der Kundenklassifizierung erhalten Sie Zusatzfelder für Ihre Datenpflege. Ohne großen Aufwand können Sie darüber hinaus weitere Felder frei definieren und Vorgabewerte zur Verfügung stellen.
Kennzeichnen Sie besondere Ansprechpartner: z.B. als VIP. Ihre Mitarbeiter wissen so genau, wer angesprochen werden sollte.
Anhand Ihrer Regeln – z.B. gekoppelt an Kunden-Klassifizierungen und weiteren individuellen Daten in der Adresse – lassen sich Verteiler automatisch berechnen. Ihre Verteilerlisten sind somit immer aktuell.
Eine rollenbasierte Navigation führt Sie durch die intuitive Anwendung und erleichtert auch in komplexen Systemen die Arbeit. Daten werden richtig abgelegt und Informationen schnell gefunden. Neue Mitarbeiter können so schnell und effizient arbeiten. Umfangreiche Suchfunktionen erleichtern Ihnen das Arbeiten in der Praxis.
Dublettenprüfung und -bereinigung
 Vermeiden Sie unnötige Kosten aufgrund von Dubletten. Das Modul Contacts informiert Sie bereits bei der Adresseingabe über mögliche Dubletten. Oder Sie überprüfen aktiv den gesamten Adressbestand. Ein Assistent zur Dublettenbereinigung unterstützt Sie bei der Auflösung der Dubletten inkl. der Übernahme von Dokumenten, Kampagnen-, Mailing- und Eventteilnahmen. CRM braucht Datenqualität.
Moderne Technologie zur Teamarbeit
Contacts integriert alle modernen Kommunikationsmittel. Sie versenden komfortabel Ihre E-Mails – auch an mehrere Kunden und Mitarbeiter gleichzeitig. Die Anrede, E-Mail-Adresse und Ihre Absenderangaben werden automatisch in das Schreiben übernommen.
Sametime-Funktionen informieren Sie über die Anwesenheit des richtigen Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Ihnen dadurch adhoc einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet Sie und gestaltet den Arbeitsablauf produktiver.
Lernen Sie und Ihr Team die Kunden und Interessenten besser kennen. Sie pflegen Social Media Daten direkt zum Kontakt und rufen den jeweiligen Eintrag in Xing, Facebook, Linked-in, etc. auf.
Das neue Zusatzmodul Call Control unterstützt Ihre tägliche Kundenarbeit. Sie wählen die Telefonnummern mit Klick direkt aus der Adresse. Bei eingehenden Anrufen erhalten Sie alle wichtigen Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm. Anrufe in Abwesenheit werden selbstverständlich dokumentiert.
Einzigartig: Business Mail integriert CRM in Ihrer Mailbox
 Business Mail Die CRM-Akte bereits in der Mailbox integriert.
E-Mails sind aus Ihren Kommunikationsprozessen nicht mehr weg zu denken? Egal mit welchem Mail-Client Sie arbeiten: Das Plug-in Business Mail des Moduls Contacts zeigt Ihnen bereits in der Mailbox alle Kontaktdaten zum Absender. Mit einem Klick öffnen Sie die Kontaktdaten oder Sie legen den neuen Kontakt im Modul Contacts an - Dublettenüberprüfung inklusive. Wenn Sie ebenfalls das Modul Office im Einsatz haben, erweitert sich die Funktionalität des Business Mail und zeigt Ihnen die elektronische CRM-Akte in der Mailbox. Die neue E-Mail dokumentieren Sie mit einem Klick im CRM-System und wenn gewünscht, gleich zu einem Projekt.
Mit jedem weiteren GEDYS IntraWare 8 Modul wächst der Funktionsumfang zu Business Mail. Sie legen beispielsweise ein Ticket an oder erstellen ein Teilnahmedokument für eine Veranstaltung. Die Ablage der dazugehörigen eingegangenen E-Mail erfolgt automatisch.
Übersichtliche Kunden- & Projektstrukturen
Contacts bietet Ihnen eine integrierte Projektverwaltung mit individuellen Projekttypen inklusive Projektphasen. Neue Projekte erstellen Sie einfach von Vorlage und ordnen ihnen projektspezifische Informationen wie bspw. Verteilerlisten, externe und interne Teilnehmer sowie Korrespondenzen und Formulare zu. Die Workflow-Integration und eine Vertretungsregelung unterstützt Ihre Arbeit in den Projekten. Ob im Vertrieb, Service oder Marketing: Wenn Sie projektzentriert Arbeiten, haben Sie mit Contacts alle Informationen zum Projekt zentral im Blick.
Gezielte Kundeninformation und -ansprache
Mit Contacts dokumentieren Sie Firmen, inklusive Standorteinheiten und Abteilungen, den korrekten Ansprechpartner, die von ihm gewünschte Form der Kontaktaufnahme, die richtige Anrede und Grußformel sowie über die Ländereinstellungen das richtige Adressformat.
Mit wenigen Klicks erhalten Sie aktuelle Kennzahlen zu bestehenden Kundendaten und -strukturen. Sie bilden in Contacts die Beziehungen von Kontakten und Konzernstrukturen ab und erhalten so einen schnellen Überblick zu den Verbindungen Ihrer Kunden, Partner und Lieferanten untereinander. Sie lokalisieren Potentiale und CrossSelling-Ansätze. Ein Agent informiert Sie über den Geburtstag Ihres Kunden. Alles wertvolle Anknüpfungspunkte zur Unterstützung Ihrer Arbeit.
Bereiten Sie sich optimal auf Kundengespräche z.B. am Telefon vor. Mit einer schnellen Kundenübersicht listen Sie aktuelle Vorgänge inklusive Tickets übersichtlich auf, um im Gespräch gezielt darauf zu reagieren.
Stellen Sie sicher, dass nur die Ansprechpartner Informationen erhalten, die diese auch erwünscht haben – egal ob in einer Mailingaktion oder bei telefonischen Ansprachen. Mit dem integrierten Kommunikationsstatus vermeiden Sie Verstöße gegen die aktuelle Datenschutzbestimmung.
Mittels vielfältiger Suchfunktionen selektieren Sie Ihre Zielgruppe. Zusätzlich nehmen Sie Firmen und Kontakte spielend in den richtigen Verteilern auf und charaktisieren außerdem über Schlagworte Ihre Kunden und Interessenten. Definieren Sie feste Verteilerregeln in der Contacts und das System ordnet neue sowie veränderte Adressen automatisch den entsprechenden Verteilern zu.
Exportieren Sie die selektierten Adressen und Stammdaten unkompliziert nach MS Excel oder OpenOffice Calc.
Für den perfekten Ausdruck der Versandadressen ist ein kostenloser PDF-Druckertreiber integriert. Sie gestalten individuelle Druckvorlagen und drucken bestehende sowie selbst erstellte Dokumente, Übersichten und Stammblätter einfach und problemlos aus Contacts heraus.
Analysen und Reports
Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen ein vordefniertes Set an Reports und Analysen beispielsweise zur Adressqualität zur Verfügung – auch für Auswertungen mit historischer Betrachtung. Als Entscheidungsgrundlage für das operative CRM analysieren Sie mit Analytics alle operativen Daten zu Kunden, Transaktionen und Produkten aus GEDYS IntraWare 8.
Ihre Multiplattform CRM für Browser, mobile Geräte und Lotus Notes
Multiplattform: CRM für Browser, mobile Geräte und Lotus Notes
 Mitarbeiter im Außendienst tauschen über die CRM-App unterwegs jederzeit Daten mit der Zentrale aus – sicher und komfortabel für Smartphones und Tablet-PCs. Sie wollen über den Browser mit dem CRM-System arbeiten? Ihnen stehen alle Ansprechpartner und zusätzliche Informationen jederzeit und überall via Internet zur Verfügung. Mitarbeiter im Innen- und Außendienst sowie im Home Office arbeiten so absolut flexibel und mit aktuellen Daten.
Die wichtigsten Funktionen
Kontaktdaten und Stammdaten einfach verwalten
- Firmenprofil (inklusive Standorteinheiten und Abteilungen), Ansprechpartner und Privatperson
- Unbegrenzte Kontakte und Ansprechpartner mit beliebig vielen Adressen und Kommunikationsdaten
- Funktionen der Ansprechpartner
- Vorbelegung der Korrespondenzadresse, -sprache und Währung
- Bevorzugte Versandart, individuelle Grußformel und Briefende
- Beliebige, berechnete und weitere Verteiler je Kontakt
- Zuständige Vertriebsbetreuer, Vertriebsteam und Partner
- Konfigurierbare Ländereinstellungen zur Adresserfassung
- Umsatzsteuer-ID und automatisch berechnete Kundennummer
- Preisliste, Rabattkategorie, bevorzugte Währung, Zahlungsbedingungen, Zustimmung zum elektronischen Rechnungsversand
- Einbindung von Web-Links z.B. zum Aufruf der Anfahrtsbeschreibung
Zusätzliche, dynamische Eingabefelder
allgemein
nach Kundentyp
Kunde
- Jährlicher Umsatz und Produktportfolio
- Bedarfsrhythmus und Besuchsrhythmus
Partner
- Partnervertragsnummer, Partnerschaft seit
- Partnerzertifizierungen und -konditionen
Lieferant / Interessent
- Anzahl Mitarbeiter
- Niederlassungen
- Handelsregisternummer
- Konditionen
Adressen qualifizieren
- Eingabe von Status und Kundentyp
- Branche
- Kennzeichnung besonderer Kontakte, z.B. VIP, Primärkontakt
- Ansichtenhinweise und Verschlagwortung
- Social Media Daten wie Xing, Facebook, LinkedIn, etc.
- Kommunikationsstatus (Undefiniert, Keine Einschränkung, Keine Werbung, Nicht kontaktieren, Kein Werbeanruf, Keine Werbebrief) inkl. Ausschluss aus Mailings odeKampagnen
Effiziente Adresspflege
- Schnelleingabedialog
- Automatisiertes Erstellen neuer Kontakte anhand der E-Mailsignatur des Absenders
- Synchronisieren von Adressänderungen der Firma auf alle angebundenen Kontakte
- Dublettencheck inkl. Assisten zur Dublettenbereinigung
- Automatische Vervollständigung der Ortsangabe und Telefonnummer anhand der Postleitzahl
- Nachträgliche Zuordnung von Kontakten
- Automatische Berechnung der firmentypischen E-Mail-Adresse
- Eingabehilfe mit Auswahllisten sowie Verzeichnissen für PLZ, Ort und Vorwahl
- Assistent zur Bearbeitung von ausgeschiedenen Kontakten
- Einfache Zuordnung bei Firmenzusammenschlüssen durch Verschieben von Adressen über Dialog
Übersichtlichkeit und Systematik
- Verweis zum Firmenprofil
- Hierarchische Unternehmensstruktur (Holding – Tochter) inkl. Darstellung in Excel
- Adresslisten und Verteiler
- Verschlagwortung (Tags)
- Realtime Dashboards für grafische Auswertungen (Person/Team)
- Separate Ansicht zu inaktiven Adressen
- Individuell definierbare Kundenübersicht
- Listendruck
- Zeitlich begrenzter "Gelber Zettel" zur Firma/Person
Business Mail
- Plug-in für Notes-, Outlook- und Webmail-Clients
- Anzeige der Kontaktinformationen und Office-Vorgänge* anhand der E-Mailadresse
- Anbindung Call Control: Anruf über einen Klick auf die Telefonnummer
- Wechsel zwischen mehreren gefundenen (E-Mail-)Adressen
- Öffnen des Personen- oder Firmendokuments, der Office-Vorgänge* per Link
- E-Maildokumentation* mit einem Klick
- zu Kontakt, Firma, beliebig weiteren Adressen im CRM mehrer E-Mails gleichzeitig-
wahlweise mit oder ohne Anhang
- wahlweise mit dem Öffnen der E-Mail nach Ablage
- kein doppeltes Dokumentieren
- inklusive Projektzuordnung
- Erstellen neuer Kontaktdaten
- zu Firma und Person, Person zur Firma oder Privatperson anhand der E-Mailsignatur des Absenders
- Übernahme von Kontakten aus dem Outlook-Adressbuch ins CRM-System
- Verarbeiten von VCF-Dateien zur Anlage neuer Adressen
- Auslösen des Dublettenchecks in der Contacts bei Anlage neuer Kontakte und Firmen
- Tickets im Service**
- Teilnahme im Event Manager**
- inkl. automatischer Dokumentation der dazugehörigen E-Mail*
- Weitere Funktionen zur Konfiguration, Aktualisierung und zum Pausieren des Business Mails
- SSL-Verschlüsselung
- Hilfe-Seite und individueller Einstellungsdialog
Datenorganisation
- Einfacher Datenexport via MS Excel
- Standard-Datenimport
- Effizienzsteigernde, rollenbasierte Navigation
- Individuelle Zugriffsrechte und Sicherheitsfunktionen
- Einfaches Verschieben von Adressen in skalierten Umgebungen
- Aktentransfer
- Regelbasierte Suchen über eine oder mehrere Contacts-Datenbanken in Zusammenarbeit mit dem Modul Portal
- Systematische Auswertungen je nach Anforderung mit dem Zusatztool Analyzer (InfoZoom-Integration) oder dem Modul Analytics
Projektdokumentation
- Individuelle Projekttypen zur Erstellung von Vorlage
- Projektphasen
- Projektname, -start und -ende
- Zuordnung zu Kunden, Ansprechpartnern, internen Mitarbeitern
- Verteilerlisten
- Korrespondenz- und Dokumentenablage zum Projekt in Zusammenarbeit mit dem Modul Office
- Projektleiter, weitere Projektmitarbeiter, Ressourcen
- Kategorien, Status und Projektinhalt
- Workflow-Integration und Vertretungsregelung mit dem Modul Workflow
Kommunikation
- Agent zur Geburtstagserinnerung
- Automatische Datenübergabe an E-Mails, Briefe und Faxe
- Ausschluss von Adressen bei Serienbriefen und Kampagnen durch den Kommunikationsstatus
- Alle Daten auf Smartphones und Tablet-PCs mit dem Zusatzmodul GEDYS IntraWare 8.mobile
- Arbeiten über den Browser mit GEDYS IntraWare 8.web
- Adhoc-Kommunikation mittels Sametime-Integration
- Initierung eines Telefonats über den Klick auf die Telefonnummer mit Call Control
- Korrekte Adressformate aufgrund von Ländereinstellungen
- Individuelle Grußformel und Briefende
- Individuelle Vorlagen für Ausdruck und PDF-Erstellung (Bsp. Visitenkarte für Firmen- und Kontaktprofil)
- Postleitzahlen und Vorwahlen für D, CH, AT, DK, FIN, UK, USA, N, S, F und Liechtenstein
- Serien-E-Mails, Etikettendruck und Serienbrief mit MS Word und OpenOffice inkl. Assistent und mit Historie in der Adresse
- Informationen zu Kampagnenbeteiligung, Umfrageergebnissen, erhaltenen Mailings mit den Modulen Marketing und Mailing
Technologie
- Zentrale Administration und Konfiguration
- Moderne skalierbare Architektur
- LC-Technologie für dynamische Sprachauswahl
- Kostenfreier PDF-Druckertreiber für Notes und konfigurierbare Drucklayouts
- Schnittstellen für individuelle Erweiterungen
- CTI-Integration
- Direkte E-Mail-Erstellung
Produktivitätssteigerung mit GEDYS IntraWare 8 Modulen
Erweitern Sie Ihr Adress- und Stammdatenmanagement:
- Zentraler Einstieg ins CRM-System und komfortable Recherche zu allen Kundeninformationen mit dem Modul Portal
- Elektronische Akte und flexibles Dokumentenmanagement mit dem Modul Office
- Ein- und ausgehende Computer-Telefonie mit Call Control
- Termin- und Aufgabenverwaltung mit dem Modul Schedule
- Professionelle Angebotswesen und Forecastverwaltung inkl. Vertriebssteuerung mit dem Modul Sales
- Datenbank-übergreifende, zeitgesteuerte Mailings mit dem Modul Mailing
- Veranstaltungensorganisation mit dem Modul Event Manager
- Operatives Kampagnenmanagement mit dem Modul Marketing
- Beschwerde- und Vertragsmanagement sowie ITIL-Helpdesk mit dem Modul Service
- Analysen und Reports mit dem Modul Analytics
- Arbeiten im Browser mit GEDYS IntraWare 8.web
- Alle Daten auf Smartphones und Tablet-PCs mit GEDYS IntraWare 8.mobile
* in Zusammenarbeit mit dem Modul Office
** wenn die entsprechenden Module integriert sind |